Se você chegou até aqui, é porque provavelmente busca uma melhor organização para o escritório, mas ainda se vê refém do uso de planilhas. Seja manual ou eletrônica, para gerenciar informações importantes do escritório, acompanhar pedidos, fazer cadastro de materiais ou ainda pior: para fazer orçamentos.
Como você sabe, cada projeto de design e arquitetura possui um conjunto de serviços muito diversificado e abrangente. Por isso, ter uma planilha padrão para gerar orçamentos, se torna algo arriscado, já que produtos e quantidades mudam a cada projeto. Além da complexibilidade, quando falamos em orçamentos, levantamos um ponto extremamente importante para os resultados do seu negócio, e que merece total atenção em todos os detalhes.
Imagina você realizar um orçamento e sem perceber acaba deixando fora da planilha itens totalmente importantes, impactando o preço final do projeto. Como explicar para o cliente que o orçamento apresentado estava errado?
Sem dúvidas este equívoco impactaria diretamente no fluxo de caixa da empresa, e você perderia a credibilidade com o cliente.
Sabendo que essa prática ainda é muito comum dentro de diversos escritórios de arquitetura, criamos este artigo listando os 5 principais problemas, que vão te mostrar o quanto esse recurso pode trazer prejuízo (e dos grandes) para o seu negócio.
Vamos saber quais são eles?
Perigo 1: Projetos com preços desatualizados
Mesmo que exista a preocupação em manter a base de preços sempre atualizada, isso exige que as atualizações sejam feitas em prazos extremamente curtos, em momentos e planilhas diferentes. E por mais cuidado que o responsável tenha no preenchimento, podem surgir erros que em um futuro próximo, resultarão em orçamentos incompatíveis com a realidade e uma série de problemas, como você vai observar ao longo da leitura.
Perigo 2: Insegurança nos orçamentos
Para garantir que o preço de um orçamento esteja correto e devidamente atualizado, é indispensável que a “planilha de orçamento” seja frequentemente revisada, do início ao fim. E é aí que muitos erros podem ocorrer, como: registro incorreto, alteração ou substituição de fórmulas, troca de valores, duplicação e até mesmo a falta de informações . O ser humano por natureza, é falho e são estas pequenas falhas que podem prejudicar drasticamente o seu negócio, quando os processos dependem totalmente de atenção e são realizados de forma manual.
Perigo 3: Perda de tempo em atualizações e busca por informações
São inúmeros e muitas vezes incontáveis os insumos, acessórios, matéria prima que compõem um projeto. Ou seja, uma infinidade de itens que precisam ter os seus custos conferidos em cada célula e a cada projeto realizado. Além disso, essa atualização precisa ser feita por alguém que possui total controle sobre os custos e que irá trazer informações concretas sobre cada item. E geralmente quem é essa pessoa? Sim, o proprietário ou alguém diretamente ligado à gestão do escritório. Você já parou para pensar, quantos negócios poderia estar fazendo enquanto está sobrecarregado atualizando planilhas?
Perigo 4: Atraso nos projetos
Às vezes uma fórmula incorreta ou um número fora do lugar, pode ser o motivo para a paralisação de uma etapa do projeto. Assim consequentemente você atrasa uma resposta de orçamento para o cliente, retardando a negociação e muitas vezes anulando o fechamento. Hoje mais do que nunca, o mercado do design e arquitetura precisam ser ágeis e devem sempre entregar eficiência ao cliente.
Perigo 5: Perda de eficiência e competitividade no mercado
Você já parou para pensar e analisar o tempo que é gasto mensalmente, entre todas as pessoas envolvidas para consolidar, conferir, corrigir e atualizar uma planilha? Você vai perceber que boa parte do tempo está sendo gasto com a atualização das planilhas e não realmente para executar um orçamento.
Conclusão
Como você observou ao longo desta leitura, a perda de eficiência é inegável quando baseamos as informações e orçamentos do escritório em planilhas, pois os riscos vão além da baixa produtividade. Todo trabalho manual exige uma minuciosa atenção aos detalhes, ainda mais quando falamos de orçamento, ponto chave e com total impacto para o seu negócio como um todo, onde qualquer erro pode representar enormes perdas para a organização.
É por estes e outros diversos motivos, que alguns escritórios de design e arquitetura estão acompanhando a tendência de mercado e buscando sistemas automatizados e softwares modernos para tornarem os escritórios mais eficientes. Garantindo assim a melhor otimização do tempo, segurança, agilidade, controle e principalmente confiança para os seus clientes.
Esteja atento, muitas vezes os pequenos detalhes se tornam o grande diferencial entre a sobrevivência e o fim de um negócio.
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