Muito falamos sobre soluções para diversos problemas que empresários da marcenaria enfrentam no dia-a-dia. Pois bem, quando o empresário já entende qual é o primeiro problema a atacar, qual deve ser o primeiro passo a ser dado? Como organizar uma lista de tarefas e alinhar os envolvidos?
Neste artigo vamos falar sobre uma ferramenta que, quando bem aplicada, pode auxiliar a eliminar dúvidas, organizar o trabalho, reduzir a necessidade de esforços, melhorando significativamente a gestão de seus projetos de melhoria: 5W2H. A sigla é estranha, mas na verdade é um checklist de todas as atividades específicas que deverão ser desenvolvidas, por todos os envolvidos no projeto. A sigla corresponde as iniciais (em inglês) das sete diretrizes que eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo do processo. São elas:
- What - O que será feito?
- Why - Por que será feito?
- Where - Onde será feito?
- When - Quando?
- Who - Por quem será feito?
- How - Como será feito?
- How Much - Quanto vai custar?
A medida que esta ferramenta é utilizada, o gestor entenderá que a base da metodologia são as respostas para as sete perguntas essenciais. Com as respostas em mãos, para cada atividade do checklist, terá um mapa de atividades que vai ajudar a seguir todos os passos relativos a um projeto, de forma a tornar a execução muito mais clara e efetiva.
Como o 5W2H ajuda:
Esta metodologia pode ser aplicada a qualquer projeto da empresa. Ela é muito útil porque todos os envolvidos conseguem identificar, em uma lista de atividades, todo o trabalho a ser feito. Ela exige que o gestor, antes de sair executando, planeje tudo o que é necessário, identifique quem será o responsável pela tarefa, a ordem em que as coisas deverão ser feitas e quanto vai custar para executar a tarefa (seja em investimento ou em tempo). O resultado é, além da economia que já falamos, uma sinergia da equipe que (hoje em dia) poder ser um diferencial estratégico importante para o negócio.
Como aplicar o 5W2H:
Primeiro comece analisando com detalhes a atividade a que vai aplicar a ferramenta. Por exemplo, para a compra de um novo equipamento: o primeiro passo é responder a todas as possíveis perguntas relativas a este processo, da forma mais clara e objetiva possível.
- O que? - Compra de uma nova máquina seccionadora automática.
- Por que ou para que? - Realizar o corte de chapas com maior precisão, agilidade, reduzindo custo com mão de obra.
- Onde? Na fábrica matriz….
Com estas primeiras respostas, é só elaborar uma tabela bem detalhada sobre o que foi planejado. Se a atividade envolver diferentes departamentos, é preciso distribuir exatamente as tarefas de acordo com as respostas relativas a cada área. A aplicação é fácil, o mais trabalhoso é justamente formular as soluções exatas para cada uma das questões. Contudo, os processos ficarão mais ágeis pois, o time envolvido terá condições de tomar decisões de forma mais independente e com maior embasamento.
Onde aplicar a ferramenta:
O 5W2H pode ser utilizado em inúmeras situações. É uma ferramenta criada para aprimorar o planejamento de qualquer atividade, podendo ser utilizada na empresa e também na vida pessoal. A ferramenta pode ser utilizada em diversas ocasiões, desde o lançamento de um novo negócio ou um projeto de redução de custos de uma determinada área da empresa. A ferramenta pode fazer diferença:
- No planejamento estratégico para tornar a empresa mais lucrativa;
- Na compra de equipamentos novos;
- Na manutenção de máquinas da indústria;
- Na definição de um processo de trabalho;
- Na definição do recrutamento e seleção de pessoal;
- No aumento da carteira de clientes.
Que tipo de empresa pode utilizar?
Qualquer empresa pode utilizar, das menores às maiores! Ao responder as questões propostas pelo 5W2H, se tem mais clareza a respeito de como proceder e de qual o melhor caminho a se trilhar para atingir o objetivo. Deixa-se de perder uma quantidade importante de tempo e recursos ao longo dos processos.
Com utilizar?
A tabela da metodologia 5W2H pode ser realizada em uma lista, uma planilha eletrônica ou em um editor de texto. O mais importante é sempre ter respostas claras e objetivas para estas perguntas, de modo que, qualquer plano de ação se torne, ele próprio, claro e objetivo.
Baixe aqui o plano de ação 5W2H.
No portal do movimento Empreenda, você encontra uma tabela prontinha para download gratuito. Ela já vem com todas as perguntas relativas à ferramenta. Além de um guia bastante claro e explicativos sobre sua aplicação.