Se você chegou até aqui, é porque provavelmente busca uma melhor organização para o escritório, mas ainda se vê refém do uso de planilhas. Seja manual ou eletrônica, para gerenciar informações importantes do escritório, acompanhar pedidos, fazer cadastro de materiais ou ainda pior: para fazer orçamentos.
Como você sabe, cada projeto de design e arquitetura possui um conjunto de serviços muito diversificado e abrangente. Por isso, ter uma planilha padrão para gerar orçamentos, se torna algo arriscado, já que produtos e quantidades mudam a cada projeto. Além da complexibilidade, quando falamos em orçamentos, levantamos um ponto extremamente importante para os resultados do seu negócio, e que merece total atenção em todos os detalhes.
Imagina você realizar um orçamento e sem perceber acaba deixando fora da planilha itens totalmente importantes, impactando o preço final do projeto. Como explicar para o cliente que o orçamento apresentado estava errado?
Sem dúvidas este equívoco impactaria diretamente no fluxo de caixa da empresa, e você perderia a credibilidade com o cliente.
Sabendo que essa prática ainda é muito comum dentro de diversos escritórios de arquitetura, criamos este artigo listando os 5 principais problemas, que vão te mostrar o quanto esse recurso pode trazer prejuízo (e dos grandes) para o seu negócio.
Vamos saber quais são eles?
Mesmo que exista a preocupação em manter a base de preços sempre atualizada, isso exige que as atualizações sejam feitas em prazos extremamente curtos, em momentos e planilhas diferentes. E por mais cuidado que o responsável tenha no preenchimento, podem surgir erros que em um futuro próximo, resultarão em orçamentos incompatíveis com a realidade e uma série de problemas, como você vai observar ao longo da leitura.
Para garantir que o preço de um orçamento esteja correto e devidamente atualizado, é indispensável que a “planilha de orçamento” seja frequentemente revisada, do início ao fim. E é aí que muitos erros podem ocorrer, como: registro incorreto, alteração ou substituição de fórmulas, troca de valores, duplicação e até mesmo a falta de informações . O ser humano por natureza, é falho e são estas pequenas falhas que podem prejudicar drasticamente o seu negócio, quando os processos dependem totalmente de atenção e são realizados de forma manual.
São inúmeros e muitas vezes incontáveis os insumos, acessórios, matéria prima que compõem um projeto. Ou seja, uma infinidade de itens que precisam ter os seus custos conferidos em cada célula e a cada projeto realizado. Além disso, essa atualização precisa ser feita por alguém que possui total controle sobre os custos e que irá trazer informações concretas sobre cada item. E geralmente quem é essa pessoa? Sim, o proprietário ou alguém diretamente ligado à gestão do escritório. Você já parou para pensar, quantos negócios poderia estar fazendo enquanto está sobrecarregado atualizando planilhas?
Às vezes uma fórmula incorreta ou um número fora do lugar, pode ser o motivo para a paralisação de uma etapa do projeto. Assim consequentemente você atrasa uma resposta de orçamento para o cliente, retardando a negociação e muitas vezes anulando o fechamento. Hoje mais do que nunca, o mercado do design e arquitetura precisam ser ágeis e devem sempre entregar eficiência ao cliente.
Você já parou para pensar e analisar o tempo que é gasto mensalmente, entre todas as pessoas envolvidas para consolidar, conferir, corrigir e atualizar uma planilha? Você vai perceber que boa parte do tempo está sendo gasto com a atualização das planilhas e não realmente para executar um orçamento.
Como você observou ao longo desta leitura, a perda de eficiência é inegável quando baseamos as informações e orçamentos do escritório em planilhas, pois os riscos vão além da baixa produtividade. Todo trabalho manual exige uma minuciosa atenção aos detalhes, ainda mais quando falamos de orçamento, ponto chave e com total impacto para o seu negócio como um todo, onde qualquer erro pode representar enormes perdas para a organização.
É por estes e outros diversos motivos, que alguns escritórios de design e arquitetura estão acompanhando a tendência de mercado e buscando sistemas automatizados e softwares modernos para tornarem os escritórios mais eficientes. Garantindo assim a melhor otimização do tempo, segurança, agilidade, controle e principalmente confiança para os seus clientes.
Esteja atento, muitas vezes os pequenos detalhes se tornam o grande diferencial entre a sobrevivência e o fim de um negócio.
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